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如何开启一天高效率的工作

夏谷软件    发表于    2020/9/3 16:44:04


  相信很多上班族都有这种感觉,每天上班从早忙到晚,却好像什么都没干,明明忙得不可开交,但是到了下班一点成就感都没有。其实这些问题都很容易解决,你只要学会利用开始工作前的15分钟就行了。

1.设置好工作区

开始一天工作前的第一步,要将环境干扰因素控制到最低。所以我们需要对自己工位的可视范围内的东西进行整理。

(1)清理电脑桌面,创建桌面分区

- 重要不紧急区域

  放重要项目和任务相关的文件

   - 日常工作区域

  日常办公进行需要访问的文件夹快捷方式,将工作内容每日备份

   - 临时区

  放临时产生的文件,便于每日清理

  (2)清理办公桌面

  (3)水杯倒满

清洁水杯,泡上一杯咖啡或者茶,开启一天的工作状态

 (4)查看邮件

  查看邮件,知道有哪些需要回复,哪些需要处理,哪些只是知悉就够了。

  2.查看待办清单

  (1)建立

  gtd(get things done)的第一步,就是收集自己所有的代办事项。

  (2)实时更新

  当有新的事务产生的时候,你可以通过任务清单软件实时添加。

 (3)上班前查看

  上班前的15分钟,查看计划内的今日代办事项。

  然后再将待办清单全部浏览一遍,挑选一些任务设定为今日完成。

(4)设定最后期限和任务的7天响应周期

  代办事项中特别需要注意的是,快要到最后期限的任务。

3.确定当天最重要的三件事

  每日清单确定之后,是不是就可以开始干活了呢?

  根据80/20法则,往往最重要的20%的工作决定了你80%的工作成效。

  所以我们要学会认清楚哪些是对我这个岗位最重要的20%。

  《吃掉那只青蛙》这本书中说,如果每天一开始,你能吃掉一直青蛙,这一天里面就没有什么能难倒你的事情了。

  “青蛙”就是最重要的事情。每天挑选最重要的三件事情,然后专注去完成他们。即使你只做完第一个,后面没有完成,也是很有成就感的一件事情,因为最能体现你的工作绩效的事情,你完成了。

  标记今天的重要事项

4.估算时间

  如果你不会估算自己的工作,你会发现经常一天下来排了很多任务,但是每次都做不完。

  原本以为几分钟就可以搞定的,结果花了1个小时。

  所以提高自己的工作效率,就是并不是说提高速度,而是让自己越来越精确的判断一件事情自己要花费的时间。

  5.完成自己的需求再帮助别人

  15分钟时间你会发现你做了上面这么多事情。

  最重要的是,这个15分钟的整理让你对今天的工作有了大概的认识,你是会忙成狗还是闲的蛋疼,基本上在这15分钟里面就已经确定了。

  但是你也许会发现即使做好计划,工作被打断总是难免的。那怎么办呢?

  完成自己的需求再去帮助别人,因为你的效率体现在你的产出上,而不是别人给你发的好人卡。

  最后,这15分钟是在如果在上班前完成,意味着你每天都比身边的同事早一步进入工作状态。


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